Que ce soit pour une TPE ou une PME, la gestion de la trésorerie est un enjeu capital. Et si dans un premier temps, Excel semble un outil de prédilection, il peut rapidement devenir limité en matière d’efficacité et de précision pour toutes les opérations complexes. Alors comment faire pour trouver une alternative au tableau de flux de trésorerie Excel ? Quel logiciel de gestion de trésorerie professionnel privilégier ? Voici ce qu’il faut retenir !
Pourquoi utiliser le tableau de flux de trésorerie Excel ?
Lorsqu’il s’agit de débuter dans une TPE ou une PME, le tableau de flux de trésorerie Excel est une excellente option. Encore faut-il savoir l’utiliser pour mettre en évidence les variations de trésorerie ou son solde théorique. Pour vous simplifier la vie, il est possible d’importer des données bancaires directement dans l’outil. De manière générale, l’état de la trésorerie sera établi à un instant T pour vous donner un aperçu instantané des fonds de l’entreprise.
Par ailleurs, dans le logiciel Excel, il est possible d’organiser les données pour afficher les encaissements, les décaissements ou les différents flux de trésorerie. Pour cela, il suffit de lui fournir les formules de calcul afin qu’il puisse automatiquement les afficher. Enfin, le logiciel peut aussi vous permettre d’analyser et de créer des rapports. Pour cela, il suffit d’entrer dans l’analyse de variance ou d’opter pour les graphiques d’Excel.
Quelles sont les limites au tableau de flux de trésorerie Excel ?
Même si le tableau de flux de trésorerie Excel reste très puissant en matière de calcul de formules, il sera forcément limité sur certains aspects. C’est notamment le cas pour la consolidation des données puisqu’il n’est capable d’interpréter la situation financière de l’entreprise qu’à un instant T. En revanche, il ne peut pas se projeter et enregistrer les données au fur et à mesure et en temps réel en fonction des activités quotidiennes.
Par ailleurs, si l’entreprise dispose de plusieurs entités, alors la gestion du tableau de flux de trésorerie Excel peut devenir un véritable casse-tête. Dans ces cas-là, il faut absolument multiplier les feuilles calcul et leur nombre, ce qui peut rapidement devenir chronophage et ingérable. Face à la complexité croissante de la comptabilité, vous devez donc laisser de côté d’autres missions importantes comme l’optimisation et la planification stratégique. Enfin, Excel ne fonctionne qu’à partir de la saisie manuelle des données. Or, cela peut représenter un risque d’erreur qui pourrait avoir des conséquences considérables. Par ailleurs, il engage votre temps, ce qui vous empêche de vous consacrer pleinement à votre activité.
Pourquoi remplacer Excel par un logiciel de gestion de trésorerie professionnel ?
Entre le risque de perte de données, une baisse de productivité et une gestion courante chronophage, le tableau de flux de trésorerie Excel n’est donc pas forcément adapté à toutes les TPE et PME. Voilà pourquoi, il peut être intéressant de se tourner vers un logiciel de gestion de trésorerie professionnel qui vous propose de nombreux avantages.
Une baisse du taux d'erreur
En optant pour un logiciel de gestion de trésorerie professionnel, vous limitez les erreurs remarquées dans le tableau de flux de trésorerie Excel. Comme vous collectez les données en les mettant à jour régulièrement, vous augmentez la qualité des informations saisies pour une vision complète sur votre trésorerie. En plus, c’est un outil parfaitement automatisé qui vous communique des informations fiables pour gagner du temps.
Un système d'information homogène
Par ailleurs, en privilégiant un logiciel de gestion de trésorerie professionnel, vous pourrez centraliser toutes les données au même endroit. En quelques clics, vous aurez donc une vision globale de votre activité, ce qui vous permet de miser sur un outil collaboratif ou de partager des informations de manière simple.
Une augmentation de la productivité
Avec le tableau de flux de trésorerie Excel, vous passez plusieurs heures à centraliser des données au même endroit. Cela peut donc impliquer des heures de saisie en plus d’y consacrer du temps. À l’inverse, avec un logiciel de gestion de trésorerie professionnel, vous réduisez le taux d’erreur puisque vous n’avez plus à multiplier les documents. De plus, c’est un outil qui vous offre une vision globale des tâches effectuées pour augmenter la réactivité de vos prises de décision.
Un meilleur suivi des résultats
En plus de vous fournir une vision globale, le logiciel de gestion de trésorerie professionnel vous donne également des indications statistiques. Il peut s’agir de votre chiffre d’affaires ou de la rentabilité d’un projet, ce qui vous permet de mieux piloter votre entreprise pour maîtriser votre budget.
Une meilleure communication entre les services
Contrairement au tableau de flux de trésorerie Excel qui reste très complexe, un logiciel de gestion trésorerie professionnel facilite considérablement la communication entre les services. Au quotidien, vous pourrez donc miser sur la coordination et la collaboration pour échanger sur certains points ou soulever des problèmes précis.
Une meilleure prise de décision
Enfin, avec un logiciel de gestion de trésorerie professionnel, la prise de décision devient facile et plus rapide. Grâce à un simple coup d’œil, vous saurez tout de la santé de l’entreprise, de ses dépenses et de toutes les données dont vous avez besoin pour vous orienter vers des décisions stratégiques.
Excel ou logiciel de gestion de trésorerie : quel tableau prévisionnel choisir ?
Pour les TPE et PME qui cherchent à financer un investissement, les banques demandent souvent une répartition précise des dépenses et les recettes sur le mois ou sur les années à venir. Voilà pourquoi, il est essentiel d’établir un tableau prévisionnel pour afficher la bonne santé de l’entreprise. En passant par le tableau de flux de trésorerie Excel, vous choisissez une option de gestion comptable manuelle qui reste très chronophage. De plus, elle comporte des risques comme l’inversion de chiffres ou des erreurs dans le report des formules.
Là encore, un logiciel de gestion de trésorerie professionnel sera beaucoup plus adapté pour effectuer cette tâche. Pensé et conçu pour vous donner une vision globale de votre trésorerie, il vous permet d’anticiper en vous proposant de nombreuses statistiques pour une projection sur le long terme. Concrètement, parmi ces avantages, il faut retenir :
- Une automatisation de la gestion des comptes
- La possibilité d’extraire facilement des données fiables et claires sur vos finances
- La possibilité de demander des informations à son expert-comptable sans avoir à se déplacer
- Le partage de vos données avec certains de vos collaborateurs
- Le suivi de l’évolution et des écarts en temps réel
- La récupération de vos factures en mode automatique
- La gestion de vos virements et de vos notes de frais
- Le paiement de vos factures en un seul clic
- L’édition des factures personnalisées pour suivre vos paiements au quotidien
Quelles fonctionnalités pour un logiciel de gestion de trésorerie professionnel ?
Si vous décidez passer du tableau de flux de trésorerie Excel à un logiciel de gestion de trésorerie professionnel, alors voici les différentes fonctionnalités qu’il faudra privilégier.
- Une connexion bancaire et un rapprochement bancaire pour un visuel sur l’ensemble de vos opérations.
- Une prévision de trésorerie qui liste toutes les transactions financières mensuelles au fur et à mesure.
- Une vision du chiffre d’affaires global sur 12 mois pour mieux gérer vos liquidités avec vos achats, votre matériel, votre personnel et vos stocks.
- Un suivi minutieux du paiement des clients.
- Une surveillance constante des règlements et des décaissements.
- Une catégorisation intelligente des flux bancaires.
- Une création et un suivi des objectifs de la société.
- Une simulation de différents scénarios.
- Une exportation des données faciles au format tableur.
Quelle que soit la taille de votre entreprise et ses objectifs, l’important reste de gagner en autonomie pour vous simplifier la vie et votre comptabilité !
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