Politique de confidentialité

Notions-clés du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Aux notions déjà définies dans les conditions générales, s’ajoutent les termes suivants dont le sens est défini par le “Règlement Général sur la Protection des Données” (RGPD), Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE :

Données Personnelles : toutes informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, l’identification des personnes physiques auxquelles elles s’appliquent. Est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée notamment par référence à un nom, un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Personnes concernées : personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement dans le cadre des activités de la Société (activité commerciale, marketing, relation client, etc.), c’est-à-dire l’ensemble des Utilisateurs, Clients et Prospects de Zenfirst.
Responsable de traitement : organisme qui – seul ou conjointement avec d’autres – détermine le “pourquoi” et le “comment” de traitement de données, c’est-à-dire sa finalité (objectifs poursuivis) et ses moyens (conditions de mises en oeuvre, notamment sur le plan technique, matériel et organisationnel).
Sous-traitant : organisme qui traite des données pour le compte et sur instruction d’un autre organisme, Responsable de traitement.
Traitement de Données Personnelles : toute opération appliquée à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Responsable de traitement de vos Données Personnelles

La Société DUOSQUADRA détermine les finalités et les moyens de traitement de vos Données Personnelles. Dans le cadre de l’édition du Site et de la gestion des Comptes, la Société intervient donc en qualité de Responsable de traitement au sens de l’article 4 du RGPD.

Catégories de Données Personnelles concernées

Données d’identification : nom et prénom ; adresse mail ; mot de passe ; numéro de téléphone ; profession ; entreprise (nom).
Données de connexion : pays de connexion ; adresse IP ; log ; User ID, etc.
Données web : cookies et données de navigation ; avis et commentaires laissés sur sur de multiples canaux, tels que nos sites web ou encore les réseaux sociaux.
Données financières : données relatives à la carte de crédit de la Personne concernée dans le cadre du paiement de l’abonnement effectué par l’intermédiaire d’un prestataire.
Données bancaires : données relatives au compte bancaire de la Personne concernée dans le cadre de la synchronisation bancaire effectuée par l’intermédiaire d’un prestataire.

Bien que présentant une sensibilité ou un enjeu fort, les données financières et bancaires ne font pas partie des données dites “sensibles” du point de vue des libertés et des droits fondamentaux (article 9 du RGPD). Si ces données doivent faire l’objet de garanties appropriées en raison de leur nature particulière ou de leur caractère confidentiel, leur traitement n’est néanmoins pas soumis à des règles spécifiques dans le cadre de la réglementation européenne sur la protection des données.

Finalités associées à ces traitements de Données Personnelles

Pour quelles raisons collectons-nous vos Données Personnelles ?

Quelles sont les Données Personnelles concernées par ce traitement ?

Sur quelle base juridique se fonde le traitement de vos Données Personnelles ?

Créer et gérer votre compte Zenfirst

Données d’identification,
Données de connexion

Consentement lorsque vous créez votre compte sans effectuer de paiement et pour les données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution du contrat, Exécution du contrat

Gérer, suivre et traiter votre abonnement à Zenfirst (gratuit ou payant), Déployer les services de synchronisation et de paiement via une vérification, authentification et identification des données transmises par la Personne conernée.

Données d’identification, Données de connexion, Données web, Données bancaires

Consentement, Exécution du contrat

Gérer votre accès et l’utilisation de Zenfirst via la mise en oeuvre d’un support technique, Mettre en place et vous adresser des conseils et astuces autour de nos services par voie électronique (blog et centre d’aide)

Données d’identification, Données de connexion, Données web, Données bancaires

Consentement, Exécution du contrat

Constituer et mettre à jour une base d’Utilisateurs, de Clients et Prospects (statistiques et mesures d’audience), Mettre en place et vous adresser par voie électronique des informations commerciales et publicitaires adaptées à vos préférences et besoins éventuels (newsletters, solicitations et messages promotionnels)

Données d’identification, Données de connexion, Données web

Consentement, Intérêt légitime du Responsable de traitement

Destinataires de vos Données Personnelles

Le Client s’engage à utiliser Zenfirst de bonne foi et aux fins pour lesquels il est commercialisé, dans le respect du Contrat et du droit applicable. En conséquence, Duosquadra se réserve le droit de résilier le Contrat, sans que cela ne puisse engager sa responsabilité, dès lors que le Client utilise Zenfirst à des fins concurrentielles. Le Client s’interdit (a) de mettre Zenfirst à disposition de tout tiers autre que ceux autorisés au titre du Contrat, (b) de distribuer Zenfirst par une concession, un bail ou une sous-licence sans l’accord écrit préalable de Duosquadra, (c) de permettre, directement ou indirectement, l’accès à ou l’utilisation de Zenfirst en contournant protection logique ou physique, (d) de copier ou de reproduire tout ou partie de Zenfirst, (e) d’accéder à Zenfirst en vue d’élaborer un produit ou service concurrent. Zenfirst est soumis à des restrictions d’usage. Sauf indication contraire, il est interdit de communiquer un mot de passe Utilisateur. L’accès à Zenfirst est subordonné à la disponibilité du réseau de l’opérateur mobile ou du fournisseur d’accès Internet du Client. Duosquadra ne saurait en aucune manière être tenue pour responsable de la disponibilité des services de l’opérateur ou du fournisseur d’accès du Client, y compris en cas de perte, dommage, erreur ou échec de transmission de données. Le Client demeure responsable de la compatibilité de Zenfirst avec son appareil mobile, son navigateur web, son réseau et ses connexions Internet et/ou la configuration de ses systèmes informatiques et de tous frais y afférents. Le Client demeure responsable de l’exactitude, la qualité et la légalité des Données Client et des moyens par lesquels il les obtient. Il fait ses meilleurs efforts pour prévenir toute utilisation non-autorisé de Zenfirst, et s’engage à informer Zenfirst dans les plus brefs délais de toute utilisation précité.

5. Synchronisation bancaire

L’accès aux Données personnelles est strictement encadré. La Société s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes :

Le personnel habilité des services marketing, commercial, relations client, administratif et techniques ainsi que leurs responsables hiérarchiques.
Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, service chargé des procédures internes du contrôle, etc.).

Destinataires externes :

Les partenaires et sous-traitants de la Société et, plus particulièrement, leur personnel habilité à accéder aux seules données nécessaires à la mise en oeuvre de leurs services
Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;

Les destinataires de vos Données Personnelles au sein de la Société sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique. La Société décide quel destinataire est habilité, en interne, à recevoir des données.

La politique d’habilitation est régulièrement mise à jour et tient compte des arrivées et des départs des salariés de la Société ayant accès aux données. Si un salarié se rend compte qu’il dispose d’un accès à des données auxquelles il ne devrait pas avoir accès, il a pour obligation de prévenir sans délai le service compétent. Tous les accès concernant des traitements relatifs aux Données Personnelles des Personnes concernées font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, vos Données Personnelles peuvent être transmises à des fournisseurs de services tiers qui sont tenus de les utiliser dans le cadre des seules missions que la Société leur a confié, notamment :

Pour la mise en œuvre de la synchronisation bancaire, la Société est en relation avec une société financière avec lesquelles elle a passé une convention de partenariat spécifique;
Lorsque la Société recourt à des Sous-traitants et contractants indépendants pour l’accompagner dans la fourniture d’un certain nombre de services : plateforme de messagerie client, publicité, statistiques, gestion et hébergement de données, services de paiement, etc. Ces prestataires disposent d’un accès limité aux données des Personnes concernées, dans le cadre de la stricte exécution de ces prestations.
Lorsque la Personne concernée publie, dans les zones de commentaires libres (blog, page Facebook, etc.), des informations accessibles au public ;
Lorsque la Personne concernée autorise le site web d’un tiers à accéder à ses données.

Dans ce contexte, la Société s’assure que la sécurité de vos Données est préservée via un contrôle strict :

Dans le cas où des informations personnelles sont transférées au sein de l’Union européenne, la Société s’assure de l’adhésion de ces fournisseurs de services tiers aux principes du “Règlement général de la protection des données” (RGPD);
Dans le cas où des informations personnelles sont transférées en dehors de l’Union européenne, la Société s’assure que le pays tiers concerné dispose d’un niveau de protection jugé adéquat par la réglementation européenne (par exemple en cas de transfert de données aux États-Unis, contrôle de l’adhésion du fournisseur de services tiers aux principes du “Privacy Shield”).

Vos Données Personnels pourront aussi être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. La Société peut notamment effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre elle et se conformer aux procédures administratives et judiciaires. Dans ce cas, la Société n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent vos données.

Durée de conservation de vos Données Personnelles

La Société conserve vos données une certaine durée pour vous fournir ses services ou son assistance. La Société peut également conserver certaines de vos informations si nécessaire, même après que vous ayez fermé votre compte ou qu’elle n’en ait plus besoin pour vous fournir ses services. Vos Données Personnelles ne feront cependant pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

La durée de conservation des données est définie par la Société au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut, en fonction de ses besoins :

Durées de conservation pour chaque catégorie de Données Personnelles

Données relatives aux Utilisateurs et Clients (données d’identification, données web, suivi de la relation client) : Les données relatives aux Utilisateurs et Clients sont conservés toute la durée d’ouverture du Compte et jusqu’à 90 jours après. Cette durée peut être augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection et de 5 ans en archive à compter de la suppression du Compte ou désabonnement.
Données relatives aux Prospects (données d’identification et données web) : Les données relatives aux Prospects sont conservées pour une durée maximum de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du Prospect.
Données techniques (données de connexion et cookies) : Les données de connexion (adresses IP et logs des Personnes concernées) sont conservées pour une durée d’un an à compter de la dernière connexion ou de la dernière utilisation de Zenfirst. Les cookies peuvent être conservés pour une durée de 13 mois à compter de la dernière manifestation du consentement.
Données financières (modalités de paiement) : Les transactions financières relatives au paiement des frais d’abonnement via le site, sont confiées à un prestataire de services de paiement qui en assure l’hébergement, le bon déroulement et la sécurité. Destinataire de vos Données Personnelles relatives à vos numéros de cartes bancaires, il les recueille et conserve en notre nom et pour notre compte pendant le temps de l’exécution des opérations de paiement. Nous n’avons jamais accès à vos données de paiement.
Données bancaires (données de connexion, synchronisation des comptes et reprises d’historiques) : La collecte des transactions bancaires est confiée à un prestataire de synchronisation bancaire qui en assure l’hébergement, le bon déroulement et la sécurité. Il recueille et conserve en notre nom et pour notre compte les données de connexion et les données relatives aux transactions bancaires pendant le temps de votre utilisation de Zenfirst. Nous n’avons jamais accès aux données d’identification à l’interface bancaire.

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat (données clients, etc.) ou conservées au titre du respect d’une obligation légale (données de facturation, etc.), font l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Il est rappelé aux Personnes concernées que la suppression ou l’anonymisation des données stockées dans ses systèmes sont des opérations irréversibles et que la Société n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Mesures de sécurité appliquées sur vos Données Personnelles

En tant que Responsable de traitement, la Société s’engage à aligner ses pratiques pour respecter la réglementation européenne et garantir un niveau de sécurité adapté au risque (article 32 §1 du RGPD).

Les mesures organisationnelles de sécurité prises par la Société dans le cadre de ses traitements de Données Personnelles comprennent, de manière non-exhaustive, les mesures suivantes :

l’ensemble du personnel est formé et régulièrement informé des évolutions en matière de sécurité des données et de protection des Données Personnelles ;
afin de protéger la confidentialité des Données Personnelles, figure au sein des contrats de travail signés par les membres du personnel une clause les obligeant à reconnaître leur devoir de protéger la confidentialité de l’ensemble des données auxquelles ils ont accès dans le cadre de leurs missions ;
seuls les membres du personnel autorisés peuvent avoir accès aux Données Personnelles, pourvu que cet accès soit nécessaire. Des mesures de prévention d’accès aux Données Personnelles par des personnes non-autorisées sont mises en place ;
une méthode d’accès aux Données Personnelles a été développée en interne pour qu’un niveau d’autorisation adéquat soit requis ;
aucune Donnée personnelle n’est revendue par la Société, même de façon anonyme et pour quelque but que ce soit.

Les mesures techniques de sécurité prises par la Société dans le cadre de ses traitements de Données Personnelles comprennent, de manière non-exhaustive, les mesures suivantes :

les mots de passe et les noms d’utilisateurs sont demandés avant d’accéder à tout environnement électronique dans lequel des Données Personnelles sont stockées et un journal des accès est tenu ;
tout support électronique et tout logiciel sur lequel des Données Personnelles sont stockées est régulièrement mis à jour et protégé contre les malware et l’accès non-autorisé ; des mesures de sécurité adéquates (ex : pare-feu etc..) sont mises en place à l’interface entre les environnements accessibles aux tiers et les zones de stockage de l’entreprise, ainsi que des mesures de lutte contre les attaques virtuelles menaçant la sécurité des données (IDS/IPS etc.) ;
la transmission des Données Personnelles est toujours réalisée par l’intermédiaire de services de communications cryptés (email, FTP, partage de fichier, mode de sécurisation HTTPS) ;
l’environnement (serveurs, etc.) de stockage des Données Personnelles pour le compte du Responsable de traitement fait l’objet d’une protection physique et l’accès à celui-ci doit être contrôlé et limité aux seuls membres du personnel autorisés ;
les Données Personnelles peuvent être anonymisées ou supprimées à l’aide de méthodes adéquates. La suppression des Données Personnelles stockées dans un environnement électronique a pour effet de rendre impossible toute récupération des données.

Vos droits sur vos Données Personnelles et comment les exercer

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par la Société, celle-ci pourra solliciter les Personnes concernées qui auront pour obligation de satisfaire aux demandes de la Société. En application de la réglementation applicable aux données à caractère personnel, les Personnes concernées disposent quant à elles des droits suivants :

Droit d’accès (article 15 du RGPD) : ils peuvent exercer leur droit d’accès, pour connaître les Données Personnelles les concernant.
Droit de rectification (article 16 du RGPD) : si les Données Personnelles détenues par la Société sont inexactes, elles peuvent demander la mise à jour des informations ; Les personnes concernées sont informés que la Société ne procèdera à aucune modification dite de « confort », celles-ci étant possible depuis l’onglet “Profil” dans la section “Paramètres” du compte Zenfirst. Seules des modifications substantielles sur l’état civil, l’identité, la profession et les coordonnées de la personne concernée seront réalisées.
Droit de suppression (article 5 du RGPD portant sur la “purge” de données et article 17 du RGPD concernant l’effacement des données ou encore “droit à l’oubli”) : les Personnes concernées peuvent demander la suppression (totale ou partielle) de leurs Données Personnelles, conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données ;
Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) :les Personnes concernées peuvent demander à la Société de limiter le traitement de leurs Données Personnelles conformément aux hypothèses prévues par le RGPD ;
Droit de s’opposer au traitement des données (article 21 du RGPD) : les Personnes concernées peuvent s’opposer à ce que leurs données soient traitées conformément aux hypothèses prévues par le RGPD ;
Droit à la portabilité (article 20 du RGPD) : elles peuvent réclamer que la Société leur remette les Données Personnelles qu’elles ont fournies pour les transmettre à une nouvelle entité, dans le cadre strict des réglementations applicables en matière de protection des données.

Vous pouvez exercer un ou plusieurs de ces droits en nous contactant via le module dédié.

Une réponse vous sera adressée dans le mois suivant la réception de la demande. Ce délai d’un mois peut être prolongé de deux mois si la complexité de la demande et/ou le nombre de demandes l’exigent. Afin de nous prémunir de tout risque de fuite de données ou d’usurpation d’identité, certaines demandes devront être accompagnées de la photocopie d’un titre d’identité en cours de validité signé.

Contacter notre Déléguée à la protection des données

Un délégué à la protection des données est disponible pour toute question ou demande de précision complémentaire portant sur la Politique de confidentialité de Zenfirst. Vous pouvez le contacter via le module dédié.

Pour toute autre information plus générale sur la protection des Données Personnelles, vous pouvez consulter le site de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL) à l’adresse suivante : www.cnil.fr.

Conditions d'application de notre Politique de confidentialité

La poursuite de la navigation sur les sites de Zenfirst vaut acceptation sans réserve des dispositions de la présente Politique de confidentialité. La version actuellement en ligne est la seule opposable pendant toute la durée d’utilisation du site et jusqu’à ce qu’une nouvelle version la remplace.

Notre politique sur les Données Personnelles (en matière de confidentialité et Cookies) peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages. Toute nouvelle version de la présente Politique sera portée à la connaissance des Personnes concernées par tout moyen défini par la Société, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).