Lorsqu’on a été salarié pendant une partie de sa vie et qu’on décide brusquement de travailler à son compte, on est contraint de revoir totalement nos habitudes. En effet, il n’y a personne au-dessus pour nous dire précisément ce qu’il faut faire. Si cela est plutôt gratifiant au départ, on se rend compte que d’un autre côté, il faut désormais apprendre à se prendre en main seul. Et cela passe principalement par une gestion efficace de son temps, qui vient rapidement à manquer lorsqu’on n’est pas parfaitement organisé.
Première chose : définir ses objectifs et ses priorités
On est tous égaux au moins sur une chose : dans une journée, il y a 24 heures. C’est pourquoi les personnes qui gèrent le mieux leur temps sont celles qui arrivent à tirer le meilleur parti de cette contrainte en définissant clairement leurs objectifs et leurs priorités. Quelle est votre vision à long terme ? Quelles sont les étapes intermédiaires pour y parvenir ? Dans cette partie, on va d’abord se demander comment un entrepreneur novice doit établir ses objectifs puis on va voir comment identifier ses priorités.
Comment définir ses objectifs en tant qu'entrepreneur ?
Il existe différentes méthodes pour définir ses objectifs et nous avons choisi de vous présenter celle qui est la plus populaire auprès des entrepreneurs : la méthode SMART. Terme signifiant “intelligent” en anglais, c’est aussi l’acronyme de “Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini”. Ainsi, un objectif SMART se doit de répondre à ces critères :
- Spécifique : l’objectif doit être précis et sans ambiguïté. Exemple : atteindre un CA de 30 000€ sur l’année.
- Mesurable : ce même objectif doit pouvoir être mesuré afin de savoir si vous l’avez accompli ou non. L’exemple du CA fonctionne donc parfaitement.
- Acceptable / Atteignable : il s’agit d’un objectif suffisamment grand pour que cela soit motivant pour vous. Si vous avez déjà atteint 30 000€ de CA l’an passé, il faut donc viser plus haut.
- Réaliste : si l’objectif se doit d’être ambitieux, il faut toutefois qu’il reste réaliste pour que vous vous y attaquiez sérieusement.
- Temporellement défini : s’il n’y a pas de date limite (comme celle du CA sur une année), vous vous sentirez moins impliqué.
Comment établir ses priorités ?
Une fois que vous avez des objectifs précis en tête, il va falloir prendre le temps de les hiérarchiser. On peut pour cela utiliser les deux critères “importance et urgence”, ce qui nous permet de dresser quatre catégories :
- Important et urgent. Ce sont les tâches qui n’attendent pas et qui contribuent directement à votre objectif. Si vous faites de la vente, cela peut être de répondre à un client mécontent ou d’envoyer un colis urgent.
- Important, mais pas urgent. Il existe certaines tâches importantes pouvant être réalisées n’importe quand, par exemple la formation à un nouveau logiciel.
- Pas important, mais urgent. Ce sont les petites tâches du quotidien sans rapport avec votre objectif initial, mais qui doivent être traitées immédiatement. Payer une facture d’électricité, répondre à un mail administratif…
- Pas important ni urgent. Ce type de tâche est soit à déléguer, soit à éliminer. On pense notamment à la consultation des réseaux sociaux qui constitue souvent une vraie perte de temps !
Seconde chose : planifier son temps et respecter son agenda
Vous pensiez que la gestion du temps pour les jeunes entrepreneurs se résumait à un établissement d’objectifs et de priorités ? C’est certes un bon départ, mais il ne suffit pas de savoir ce que vous devez faire : il faut aussi savoir quand le faire. Et pour cela, rien ne vaut une bonne planification de son temps qui tient compte de vos contraintes et que vous serez à même de respecter.
Comment créer un agenda d'entrepreneur efficace ?
Agenda papier, calendrier numérique, application de gestion de projet… Vous trouverez de nombreux outils pour élaborer un agenda hebdomadaire. Nous vous recommandons pour notre part d’utiliser votre smartphone puisqu’il est censé être toujours avec vous. Voici quelques conseils pour que votre planning soit efficace :
- Commencez par noter tous les évènements fixes que vous ne pouvez pas décaler : un rendez-vous, une échéance…
- Essayez d’estimer le temps nécessaire pour la réalisation de chaque tâche en étant large au début (vous aviserez par la suite). Cela demande d’identifier vos plages horaires les plus productives et on vous recommande de placer les tâches les plus demandeuses en ressources mentales à ces moments précis.
- Ne surchargez pas votre emploi du temps : il faut aussi que vous puissiez respirer entre deux tâches en vous accordant quelques pauses bien méritées. N’en profitez pas pour aller sur les réseaux sociaux : nous vous avons à l’œil !
Quelles sont les clés pour respecter son agenda ?
Bien qu’il ne soit pas simple d’élaborer un agenda réaliste, c’est encore plus difficile de le respecter. Vous devrez en effet faire face à des “jours sans”, d’où l’importance encore une fois de ne pas être trop exigeant avec vous-même. Il existe des techniques de gestion du temps comme la technique Pomodoro (usage d’un minuteur par période de 25 minutes) qui pourrait vous être utile pour rester concentré.
De manière générale, on vous conseille d’éviter les distractions en désactivant vos notifications inutiles, de ne pas faire plusieurs choses à la fois (le cerveau humain ne gère pas si bien le multitâche) ou encore de vous récompenser régulièrement. Oui, un bon café de temps en temps, ça remotive aussi !
Troisième chose : savoir déléguer et externaliser certaines tâches
Si on part du principe que vous êtes un entrepreneur débutant, on imagine que vous n’avez pas un budget conséquent. C’est pourquoi établir un contrat avec un prestataire externe régulier pour effectuer certaines tâches redondantes peut sembler irréaliste. Sauf qu’on peut passer outre cela aujourd’hui : en effet, il existe des plateformes où il est possible de payer un freelance pour une mission précise qui vous aurait pris plusieurs semaines. On va donc se demander quand déléguer pour gagner du temps et comment y parvenir efficacement.
Quand est-il approprié de déléguer ?
Voici quelques questions que vous devriez vous poser afin de savoir si certaines tâches méritent d’être déléguées :
- Est-ce que cette tâche exige mes compétences spécifiques d’entrepreneur ?
- Ai-je le temps nécessaire pour accomplir cette tâche de manière efficace ?
- Est-ce une tâche qui peut être facilitée à l’aide d’un logiciel ?
Cette dernière question est importante puisque parfois, il sera plus avantageux pour un entrepreneur qui débute d’investir dans un bon logiciel plutôt que de tout déléguer à un humain. Nous pensons notamment aux logiciels de comptabilité et de gestion de la trésorerie qui vous mâchent une grosse partie du travail et qui ne nécessitent pas d’avoir des connaissances pointues. Pas la peine ainsi de passer par un expert-comptable si votre structure est encore petite !
En tant qu’entrepreneur, la gestion de la trésorerie est absolument essentielle pour assurer la stabilité et la croissance de votre entreprise. Cela signifie que vous devez surveiller de près les flux de trésorerie, les revenus et les dépenses. Cependant, cela peut être une tâche complexe et chronophage si elle est effectuée manuellement. C’est là qu’un logiciel de gestion de trésorerie entre en jeu. Ces outils vous permettent de gagner beaucoup de temps en automatisant une grande partie du processus. Ils vous aident à suivre vos factures, à prévoir vos besoins en trésorerie et à éviter les erreurs de saisie qui pourraient coûter cher à votre entreprise.
En investissant dans un bon logiciel de gestion de trésorerie, vous vous assurez d’avoir une vue d’ensemble claire de vos finances, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées pour le développement de votre entreprise. En fin de compte, la gestion de la trésorerie est un élément crucial de la réussite entrepreneuriale, et un logiciel de qualité peut faire toute la différence pour simplifier cette tâche vitale.
Comment s'y prendre pour externaliser des tâches ?
Si vous pensez que plusieurs de vos tâches méritent d’être externalisées pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel, nous pouvons vous recommander trois choses. La première, c’est d’explorer les plateformes de freelance qui sont pratiques pour trouver facilement des professionnels qualifiés. La seconde, c’est de demander autour de vous à d’autres entrepreneurs comment ils ont fait pour externaliser afin d’avoir des sources d’inspiration. La troisième, c’est de réaliser un cahier des charges précis afin d’expliciter vos attentes sur les prestations.
Normalement, avec tous ces conseils, vous devriez parvenir à améliorer votre productivité d’entrepreneur débutant. N’oubliez pas que la gestion du temps est une compétence qui s’améliore avec la pratique, alors continuez à ajuster votre approche pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous !
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