Pour les entreprises, faire un devis est une étape incontournable pour une proposition commerciale. C’est d’ailleurs à partir de lui que la prestation pourra être réalisée ou le produit vendu. Voilà pourquoi, il est encadré de manière officielle et doit répondre à certaines règles. Alors comment faire un devis efficace ? Quels sont ses avantages ? Et comment le rédiger correctement ? Voici ce qu’il faut retenir !
Pourquoi faire un devis ?
Dans certains secteurs d’activité, faire un devis reste une étape obligatoire. C’est notamment le cas pour tout ce qui concerne le BTP, certains dépannages ou des dépassements d’honoraires pour les professionnels de la santé. Concrètement, il s’agit d’un document écrit qui vise à présenter le produit à vendre ou la prestation à réaliser. En l’état, le document n’est pas officiel tant qu’il n’est pas signé par le client. Il prend donc une valeur juridique lorsqu’il est signé et se transforme automatiquement en contrat.
En entreprise, faire un devis permet de communiquer sur une offre, un tarif ou une prestation. Généralement, un devis standard doit contenir toutes les informations importantes telles que l’identité de l’entreprise, la description du projet, la date de réalisation de la prestation, les informations de paiement… En bref, tout ce qui permet de présenter l’entreprise de manière officielle pour donner un maximum d’informations au client.
Quelles mentions obligatoires pour la rédaction d'un devis ?
- les coordonnées de votre entreprise,
- les coordonnées du client,
- la date d’établissement du devis,
- la description de chaque prestation à réaliser (le plus précisément possible),
- la date de début de la prestation et sa durée estimée,
- le prix de la prestation, le prix de la main d’œuvre, les éventuels frais de déplacement et un récapitulatif du montant total à payer,
- les conditions de règlement,
- les conditions de garantie liées aux prestations.
Pour les artisans et les auto-entrepreneurs qui sont obligés de souscrire à une assurance professionnelle dans le cadre de leur activité, il faut également faire mentionner sur le devis :
- l’assurance souscrite au titre de leur activité,
- les coordonnées de l’assureur ou du garant,
- la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Comment faire chiffrer un devis ?
Le chiffrage d’un devis est moins contraignant que celui d’une facture qui reste soumise à des règles claires. Voilà pourquoi, la numérotation reste libre, ce qui permet de personnaliser votre document. Toutefois, il faut garder à l’esprit que le chiffrage d’un devis doit être établi avec prudence puisqu’il engage l’entrepreneur dès l’instant où il est signé par un client.
Voilà pourquoi, faire un devis est généralement réservé à une personne compétente pour le chiffrer ou directement au chef d’entreprise. C’est cette même personne qui veille à respecter les conditions de mise en forme pour faire apparaître toutes les mentions légales exigées. Par ailleurs, pour qu’il soit valable, le devis doit absolument être daté et signé par le client en faisant apparaître la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord ».
Pourquoi faire un devis en entreprise ?
En ce qui concerne les devis B2B, il concerne souvent des fournisseurs ou des clients professionnels. En entreprise, il est utilisé pour la vente en gros ou de la vente au détail et concerne des industries telles que l’agriculture, la construction, l’informatique, le service aux professionnels, le transport ou le commerce. Pour certaines activités jusqu’à 2015, il n’était pas obligatoire. En revanche, il présente une garantie puisque le devis reste le premier document contractuel qui est envoyé à un client.
Lorsqu’il est accepté et signé, il engage donc les deux parties dans une relation commerciale encadrée par la loi en vigueur et des règles à respecter. Pour faire un devis en B2B, il est donc important de préciser toutes les informations relatives à l’article commandé, le délai de livraison, le prix total de l’article, du service, des frais de livraison, des frais d’emballage, des conditions de transport et du mode de paiement.
Comment faire un devis avec un logiciel ?
Pour faire un devis avec un logiciel, le premier outil très plébiscité reste Excel. Idéal lorsqu’on démarre son activité, il est flexible et peu onéreux. Néanmoins, il connaît aussi des limites qui peuvent empêcher la croissance votre activité sur le long terme. Cela concerne notamment l’automatisation des tâches qui peuvent rapidement devenir chronophages. Voilà pourquoi, il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous permettre de faire des devis en gagnant du temps pour vous consacrer entièrement à votre activité. En sachant que pour qu’un devis soit efficace, il doit répondre à une présentation conforme aux attentes de la clientèle.
Les aspects de la rédaction
Pour faire un devis qui inspire confiance et professionnalisme, évitez de choisir une forme trop rigoureuse. En personnalisant simplement le document sans exagérer la créativité, vous pourrez facilement vous distinguer de la concurrence. Par ailleurs, en fonction de la clientèle, il est possible de choisir entre la rédaction de termes techniques ou des procédures plus simples et faciles à comprendre. Idéalement, il faut toujours employer un langage correct et fluide en utilisant des listes numérotées pour faciliter la lecture.
Les attentes du client à respecter
De même, pour faire un devis efficace, il est important de tenir compte des attentes du client. C’est notamment le cas du budget qui doit être pris en compte pour éviter un refus catégorique. Il en va de même pour une problématique particulière qui nécessite forcément une réponse adaptée afin d’évaluer les priorités et la stratégie appropriée.
Les différents frais liés à la prestation
Comme le devis se compose de plusieurs postes, vous aurez forcément des frais liés à la prestation. Il devient donc absolument nécessaire de lister la description et les coûts avec la plus grande précision. Idéalement, affichez toujours le total et les taxes de référence sur la base du régime fiscal en vigueur et les réductions éventuelles.
Les délais
Pour faire un devis, il est aussi important de fournir un délai ou une date de livraison. Cela permet de rassurer le client tout encadrant la prestation pour optimiser la réalisation. Si vous devez prévoir un temps d’attente supplémentaire, alors il faut le préciser pour en assumer la responsabilité.
Le mode de paiement
Pour faire un devis efficace, il est important d’indiquer le mode de paiement de manière claire et évidente. Cela évitera de provoquer des erreurs ou des retards qui pourraient créer des tensions inutiles dans la relation commerciale. De même, indiquez votre méthode préférée, que soit par virement bancaire, par carte de crédit, via PayPal ou par chèque de banque. Dans le cas d’une somme importante, vous pourrez proposer un paiement fractionné sous forme d’acomptes.
La signature
Enfin, dans la rédaction d’un devis, vous devrez également proposer un encart pour la signature du document. Si le client valide votre prestation, alors il doit forcément apposer son accord en signe d’acceptation. Vous aurez aussi à lui remettre une copie du document pour valider la proposition commerciale.
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