Si vous êtes à la tête d’une entreprise, ou même indépendant, il est probable que vous rencontriez différents types de factures durant votre exercice. Cela peut sembler anodin de prime abord, mais des erreurs de gestion peuvent apparaître quand un type de facture n’est pas immédiatement identifié. Ainsi, nous espérons que cet article vous aide à reconnaître chaque type de factures, son utilité, et surtout, savoir que faire en conséquence. Explications.
Pourquoi existe-t-il différents types de factures ?
S’il existe plusieurs types de factures dans le monde professionnel, mais également dans la vie quotidienne, c’est parce que les besoins derrière ces documents peuvent être différents.
Par exemple, il n’est pas rare de voir une facture d’acompte pour payer en partie un artisan afin qu’il puisse lancer son chantier. Dès ce dernier terminé, l’artisan reçoit le reste via une facture standard. L’acompte est alors déduit de la facture, et le client règle le restant. Cela peut s’appliquer à de nombreux domaines, aussi professionnels que pour les particuliers : les différents types de factures permettent donc de s’adapter à tous les besoins.
Quels sont les types de factures en France ?
Entrons donc dans le vif du sujet, avec les huit types de factures que l’on trouve le plus en France. Vous en connaissez probablement certaines quand d’autres peuvent être un peu plus floues pour vous. N’ayez crainte, nous allons définir chaque type ci-dessous.
1- La facture standard
2- La facture d'acompte
Ce type de facture est utilisé pour verser une première partie d’une facture standard pour un bien ou un service. De façon générale, on estime que la facture d’acompte représente un montant de 10 à 20 % de la facture totale. Lorsque le produit est livré, ou le service effectué, la facture finale reprend l’acompte et ne demande que la différence au client.
3- La facture d'avoir
C’est un peu la facture de remboursement pour le client. En effet, la facture d’avoir rectifie une ancienne facture : le montant final est donc en faveur du client. Une facture d’avoir peut être partielle ou totale, tout dépendra du niveau de remboursement à effectuer. Enfin, certaines de ces factures peuvent être en bon d’achat (courant dans le commerce), mais un avoir en cash est parfaitement réalisable.
4- La facture de régularisation
Ce type de facture est généralement utilisé auprès des fournisseurs d’énergie ou des bailleurs. Par exemple, lorsqu’une provision sur charge est mise en place, la régularisation permet de rectifier un écart se présentant. Cette facture peut être à solde positif (le client doit de l’argent) ou à solde négatif (le client reçoit de l’argent). De manière générale, la facture de régularisation est utilisée une fois par an, mais ce n’est pas une obligation.
5- La facture de clôture
Cette dernière est souvent accompagnée de la fermeture d’un contrat. Il n’est pas rare de voir des frais liés à cette fermeture : la facture de clôture permet de mettre tous les éléments liés à la fin du contrat en question, pour qu’il n’y ait plus rien à devoir entre les deux parties. Par exemple, dans le domaine de l’énergie, des frais liés à la fermeture d’un compteur peuvent apparaître : la facture de clôture offre donc la possibilité de les transmettre au client.
6- La facture proforma
Ce type de facture est un peu une facture sans en être réellement une. En effet, la facture proforma est envoyée au client à titre informatif. Nous pouvons facilement la comparer à un devis : le client peut alors savoir combien lui coûtera le produit ou le service demandé, et ce avant de conclure un véritable accord avec l’entreprise. Toutefois, retenez bien que la facture proforma n’a aucune valeur légale : elle ne sert qu’uniquement d’informations pour le client. Il faudra passer par une facture standard (ou d’acompte si nécessaire) pour officialiser la transaction.
7- La facture intermédiaire
Cette facture se rapproche de celle de l’acompte, mais est utilisée à plusieurs reprises. Par exemple, lorsqu’un paiement est étalé, la facture intermédiaire est utilisée pour officialiser chaque paiement. Ainsi, à chaque fois que le client réalise un paiement, la facture intermédiaire doit être envoyée à ce dernier. Enfin, la facture finale (ou standard), doit reprendre les paiements de chacune des factures intermédiaires.
8- La facture de doit
Probablement la facture dont vous avez le moins entendu parler, et pour cause… Elle n’est presque plus utilisée. Si l’on devait résumer ce qu’est la facture de doit, nous pourrions dire qu’il s’agit simplement de la facture attestant du montant que l’acheteur doit au vendeur. De façon générale, elle est remplacée par la facture standard. Vous pouvez donc oublier ce type de facture, mais au moins, vous savez de ce dont il s’agit si vous en entendez parler.
Comment gérer les différents types de factures au quotidien ?
Toutefois, cela peut se compliquer à partir d’une certaine taille d’entreprise. Lorsque c’est le cas, la meilleure des solutions est sans aucun doute d’utiliser un logiciel de facturation pour votre entreprise. Grâce à ce dernier, vous serez en mesure de gérer chaque type de facture en fonction de la situation.
Vous souhaitez mettre un échéancier auprès d’un client ? Le logiciel est capable de créer des factures intermédiaires.
Vous êtes à la tête d’une entreprise de BTP et devez encaisser des acomptes ? Le logiciel pourra créer une facture d’acompte, et la reprendre lors de la facture finale. Bref, cela vous simplifie la vie…
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