Toute entreprise qui souhaite pérenniser son activité doit avoir une trésorerie saine. C’est pour cette raison que la gestion de la trésorerie occupe une place essentielle dans la stratégie commerciale des sociétés. Or, la facturation joue un rôle prépondérant dans la gestion de la trésorerie. Aujourd’hui, nous allons évoquer les bonnes pratiques en matière de facturation pour améliorer sa trésorerie ainsi que les outils qui permettent de faciliter, voire d’automatiser certaines d’entre elles.
La trésorerie désigne l’ensemble des liquidités qu’une entreprise est susceptible de pouvoir mobiliser en caisse ou en banque à un moment donné. Lorsque la différence entre les recettes et les dépenses est positive, on dit que cette trésorerie est excédentaire. Plus cet excédent est élevé et récurrent, plus on estime que l’entreprise va bien.
Aujourd’hui, on estime que la facturation a une influence sur la trésorerie. Pour cela, une entreprise doit se faire payer le plus tôt possible par ses clients et bénéficier de délais de paiement avantageux pour ses propres créances.
Quel est le risque d’avoir une trésorerie en négatif ?
Lorsqu’une entreprise ne dispose pas d’assez de fonds en caisse et en banque pour régler ses charges, ses factures et ses créances, elle risque d’accumuler les incidents de paiement, de perdre la confiance de ses fournisseurs, de ses prestataires de service, de l’administration et aussi des banques. Le manque de trésorerie conduit donc à terme à empêcher toute activité, et entraine donc une absence de revenus. Au bout d’un certain temps, le dépôt de bilan devient inéluctable.
Facturation et trésorerie : quelles sont les bonnes pratiques ?
Une bonne gestion de la facturation en matière de trésorerie implique un certain nombre de pratiques :
Optimiser les délais de règlement des factures
Comme nous l’avons évoqué un peu plus tôt, il est essentiel de se faire payer le plus tôt possible. Pour cela, il est possible d’établir des factures avec un règlement à réception ou au comptant vis-à-vis de certains clients plutôt qu’à 30 jours. En revanche, il est intéressant de négocier des délais de paiement avec ses propres fournisseurs et ses prestataires de service. Cela passe par la négociation, mais aussi par l’édition de factures conformes, contenant toutes les mentions nécessaires aux délais de paiement. Les logiciels de facturation permettent de configurer les paramètres relatifs aux délais de paiement.
Le paiement des factures en avance
Quand on paie les factures de ses fournisseurs à l’avance, il est possible d’obtenir des réductions sur le montant total. C’est ce que l’on appelle un escompte. Pour les entreprises, c’est avantageux dans la mesure où cela permet de faire baisser le montant de ses dépenses. En retour, l’intérêt pour une entreprise d’octroyer des escomptes, c’est d’avoir l’assurance d’un règlement rapide.
Évitez-les impayés
Les impayés constituent le principal danger pour la trésorerie des entreprises. Il est donc impératif d’avoir une bonne visibilité sur l’ensemble des factures émises ainsi que sur les délais de paiement pour envoyer les relances en temps voulu. La majeure partie des impayés se règlent à la première relance. Par la suite, le recours à un service de recouvrement peut être utile. Une autre technique consiste à avoir recours à l’affacturage, c’est-à-dire de céder, moyennant une commission, les factures de son entreprise. Néanmoins, cette dernière technique ne fonctionne que sur les relations en BtoB.
Avoir une bonne visibilité sur les flux de trésorerie au quotidien
Selon la taille de la structure et la forme juridique de l’entreprise, celle-ci opte soit pour une comptabilité d’engagement (où l’on déduit les créances dès la date d’émission) ou pour une comptabilité de trésorerie (où les créances sont prises en compte au moment du paiement). La première permet d’avoir une meilleure visibilité sur l’état réel de sa trésorerie.
Passer à la facture électronique
Les factures électroniques sont bien plus qu’une simple facture numérique. Elles bénéficient d’une technologie de chiffrage qui garantit leur authentification. L’intérêt d’utiliser de telles factures pour les entreprises, c’est de lutter contre la fraude et de sécuriser les échanges. Mais la facture électronique a aussi des avantages sur la clarté de la gestion de la trésorerie. La réforme a déjà été mise en place dans le secteur public depuis le 1er janvier 2021 (via la plateforme Chorus Pro), et va être généralisée progressivement à toutes les factures établies en France pour les entreprises assujetties à la TVA.
Automatiser la gestion de la facturation
Aujourd’hui, des éditeurs de solutions logicielles et des agences d’experts en matière de gestion de trésorerie proposent d’accompagner les entreprises dans la mise en place d’une bonne stratégie de facturation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un programme informatique qui permet de faciliter l’ensemble des tâches relatives à la facturation.
- Enregistrement des contacts (clients, fournisseurs, prestataires…)
- Édition et stockage des devis et des factures clients
- Enregistrement et stockage des factures de créance
- Alertes automatiques concernant le dépassement des délais de paiement
- Reporting des flux de trésorerie au quotidien
- Automatisation des tâches de gestion
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation font partie des indispensables de la transition numérique des entreprises. Aujourd’hui, il est essentiel d’opter pour une solution agréée par l’état afin d’être en conformité par rapport à la règlementation actuelle en matière de facturation, et de s’adapter facilement à la mise en place de la facturation électronique.
Les logiciels de facturation présentent un certain nombre d’avantages. Pour commencer, l’automatisation de certaines tâches de gestion de la trésorerie permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent en facilitant la gestion des factures. Les outils d’enregistrement et de stockage des factures ainsi que les outils de reporting offrent une excellente visibilité sur la trésorerie de l’entreprise et permettent de réagir rapidement.
Ces solutions peuvent être facilement adaptées à la structure, à la taille des entreprises ainsi que dans les secteurs d’activité dans lesquels elles évoluent. Elles sont aussi adaptées au budget des entreprises.
Les logiciels de facturation Saas permettent de se connecter à un espace sécurisé à tout moment et depuis n’importe quel appareil, ce qui favorise le travail à distance. Enfin, le fait que ces logiciels soient accessibles en ligne et soient hébergés sur des serveurs sécurisés facilite les travaux de maintenance et offre des garanties aux entreprises contre le piratage et le vol de données.
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