Dans la vie d’une entreprise, la partie liée à la facturation est probablement l’une des plus importantes. En effet, si l’on exclut les contrats et autres documents juridiques, la facture est l’élément liant la prestation d’une entreprise avec le paiement de son client. De plus, comme toutes les entreprises sont dans l’obligation de facturer leurs produits ou services, on mesure l’importance d’un tel dispositif. De ce fait, faire en sorte d’éviter les erreurs de facturation doit être l’une de vos priorités (parmi tant d’autres, certes). Pour vous aider à cette tâche, nous allons vous transmettre quelques conseils.
Pourquoi est-il essentiel d'éviter les erreurs sur vos factures ?
En tant qu’entreprise, vous devez voir la facture comme étant un document légal, c’est-à-dire qui se doit de suivre les lois en vigueur. De ce fait, si une erreur vient à se glisser dans l’une de vos factures, c’est toute la transaction en question qui peut être remise en cause ! Lorsque cela arrive, les répercussions pour l’entreprise peuvent être très importantes : retards de paiement, contrôle fiscal, pertes financières ou assignation en justice. Ce type de problème demande alors une énergie majeure pour être résolu… Énergie que vous ne pourrez pas utiliser pour développer votre entreprise. De plus, si une erreur sur la facture amène à une perte financière, alors votre trésorerie pourrait directement être affectée. Imaginez qu’une erreur de saisie de facturation vous fait oublier un zéro dans le montant facturé à un client ? Celui-ci pourrait très bien vous payer la somme dix fois inférieure en toute légalité… Bref, pensez donc bien à éviter toute erreur de facturation, aussi bien pour la sérénité de gestion de votre entreprise, que pour la relation de confiance que vous devez établir avec vos clients et partenaires professionnels. Il serait dommage de perdre tout le bon travail effectué en amont pour une simple erreur !
Quelles sont les solutions pour éviter les erreurs de facturation ?
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions viables sur le long terme pour éviter le plus possible les erreurs sur les factures que vous émettez. Bien évidemment, aucun système n’est infaillible, vous devrez donc toujours redoubler d’attention sur chacune des factures créées… Mais, au moins, les risques sont fortement réduits. Autant en profiter !
Utiliser un logiciel de facturation
Il s’agit probablement là de la solution la plus fiable pour éviter toute erreur de facturation ! Oui, l’utilisation d’un logiciel permet d’automatiser un maximum de tâches, ce qui réduit significativement les interventions humaines. Cela peut paraître logique pour beaucoup d’entreprises, mais sachez que le simple tableur est encore parfois utilisé : ce qui est source d’erreur. Grâce à un logiciel de facturation, il suffit d’entrer une fois les informations du client, de votre produit (qui peut être un service) ou encore vos informations de paiement. Le logiciel va ensuite faire appel à ces données pour éditer votre facture rapidement, et sans erreurs (pour peu que la saisie d’origine soit bonne, bien entendu). Enfin, un logiciel de facturation va aussi s’assurer que les données que vous entrez soient “logiques” : par exemple, une prestation proposée “un 31 septembre” n’est pas possible avec un logiciel. C’est une erreur minime, certes, mais pouvant avoir des conséquences.
S'assurer des bonnes informations de vos clients
Que vous utilisiez un logiciel de facturation ou non, il convient aussi de vous assurer que les informations de vos clients soient correctes ! En effet, dès l’instant où vous entrez de fausses informations, comme le numéro de SIRET, le relevé d’identité bancaire ou même l’adresse de l’entreprise, alors vous allez générer de nouvelles erreurs. Comme expliqué précédemment, un logiciel de facturation va reprendre ces informations à chaque édition de facture : elles doivent donc être juste pour éviter toute erreur récurrente.
Définir avec précision les modalités de paiement
Si l’on crée une facture, c’est pour recevoir un paiement. À la fin de cette dernière, vous devez donc spécifier le moyen de paiement en question. Si une erreur se glisse à cette partie, que ce soit dans le type de paiement demandé, l’exactitude du RIB ou autre, alors vous pourriez connaitre un retard de paiement sur vos factures. Là où cela devient problématique, c’est que cela peut créer un décalage de trésorerie, et donc, mettre en péril le bon développement de votre entreprise. Pour éviter cela, pas de secret : vérifiez à chaque facture que les modalités de paiement soient correctes.
Former régulièrement la personne en charge de la facturation
Quand une entreprise se développe, il est possible de déléguer la facturation à l’un des éléments de l’entreprise. Lorsque c’est le cas, la personne en question doit suffisamment être formée pour la bonne édition des factures. L’utilisation d’un logiciel de facturation est, déjà, une excellente chose, mais bien savoir l’utiliser en est une autre. Afin de s’assurer d’une réduction significative des erreurs, former la personne en charge de cet aspect permet de réduire grandement les erreurs. Pour une efficacité maximale, la formation doit porter sur la facturation en général, mais également sur le logiciel. Mieux encore, elle doit se faire de façon annuelle : il n’est pas rare de voir les logiciels recevoir des mises à jour, obligeant alors à s’intéresser de plus près à ces nouveautés.
Mettre à jour régulièrement ses outils de facturation (logiciel…)
Pour ce dernier conseil, nous en revenons à l’utilisation d’un logiciel : si vous avez ce choix pour éditer vos factures, sachez que vous devez le mettre à jour le plus souvent possible. La première raison, c’est d’éviter de potentiels bugs de fonctionnement (qui pourraient alors amener à des erreurs, sait-on jamais). Vous connaissez probablement toutes les déconvenues de l’informatique : avoir un logiciel à jour (quel qu’il soit) est essentiel pour une entreprise. L’autre raison, assurément la plus importante, c’est d’être en conformité avec la législation en vigueur. Cette dernière évolue constamment : de nouvelles prérogatives apparaissent tous les ans. Parfois, ces dernières peuvent ne pas vous concerner, parfois si… Quoi qu’il en soit, pour éviter toute déconvenue avec la justice, mettre à jour son logiciel de facturation s’avère être une étape indispensable pour éviter les erreurs.
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