La facture est un élément essentiel pour toutes les entreprises. Indépendants, TPE/PME, grands groupes, tous les professionnels éditent des factures. Heureusement, il est facile de créer rapidement et gratuitement une facture personnalisée grâce à des outils intuitifs et faciles à utiliser.
Zenfirst gesco, votre logiciel de gestion commerciale, vous dévoile comment créer une facture gratuitement et rapidement.
Quand faire une facture ?
Une facture doit être émise à chaque transaction, que ce soit pour un bien ou un service vendu par un professionnel. Pour être en conformité, la facture doit être envoyée après la prestation et la vente ou alors au début de la mission en cas de facturation mensuelle.
S’il est facile de créer une facture, il est important de respecter certains critères pour éviter une sanction. Découvrons ensemble ce que doit contenir une facture.
Que doit contenir une facture ?
Une facture n’est pas simplement une preuve d’échange entre un vendeur et un acheteur. C’est également un document juridique et fiscal qui doit respecter des normes précises.
La facture permet de garder une trace de vos transactions, mais vous protège également en cas de contrôle. Attention à ne pas confondre devis et facture, le devis n’est pas obligatoire, la facture oui.
Ne pas créer une facture conforme à la réglementation vous expose à des sanctions. Si votre facture manque aux obligations légales, vous encourez une peine allant jusqu’à 75.000e d’amende pour une entreprise individuelle et 375.000 euros pour une société.
Si la facture est simple à créer, il faut tout de même rester vigilant.
Les mentions obligatoires pour une facture
Pour être conforme à la réglementation, votre facture doit inclure les éléments suivants :
- Identité du vendeur : nom, adresse et numéro SIRET ou RCS de votre entreprise.
- Identité de l’acheteur : nom et adresse, ou numéro de TVA intracommunautaire s’il s’agit d’une entreprise.
- Numérotation : chaque facture doit être unique et suivre une série chronologique sans trou.
- Date d’émission et date de la vente/prestation de service.
- Détails de la transaction : description précise des biens ou services, quantités et prix unitaires.
- Montants HT et TTC, ainsi que le taux de TVA appliqué (si vous êtes assujettie à la TVA, le cas contraire, il faut l’indiquer).
- Modalités de paiement et pénalités de retard.
- Mentions légales comme l’assurance RCP pour certaines professions.
Si la facture comporte l’ensemble de ces éléments, elle est alors réglementaire. Vous pouvez alors envoyer votre facture par mail ou la délivrer en main propre. Il est conseillé de créer un modèle avec toutes les mentions et d’ajuster le total et les prestations en fonction de votre client.
Le mode de paiement, un élément important pour votre facture
Lorsque vous créez une facture, il est important d’afficher le moyen de paiement exigé. Inclure les modalités de paiement sur votre facture est obligatoire. Vous devez inscrire notamment :
- Vos coordonnées bancaires (RIB/IBAN) ;
- Les conditions d’échelonnement si applicable ;
- Les moyens acceptés : chèque, virement, carte bancaire, etc.
Créer une facture avec ces informations facilite le paiement, mais évite aussi une contestation de la part de votre client.
Dois-je inclure la TVA sur ma facture ?
Faut-il inclure la TVA sur votre facture ? Tout dépend de votre situation et de votre statut. Si vous êtes sous le régime de la franchise en base de TVA, vous devez indiquer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». En revanche, si votre chiffre d’affaires dépasse le seuil de franchise ou si vous avez opté pour un régime de TVA, celle-ci doit être clairement présentée (avec les taux et montants) sur la facture. Dans tous les cas, le total TTC doit être clairement affiché.
Comment éditer ma facture ?
Il existe plusieurs méthodes pour créer et éditer une facture. En fonction de vos préférences ou de vos besoins, vous pouvez soit créer et éditer une facture vous-même, soit utiliser un logiciel de facturation en ligne.
Créer une facture soi-même
La création manuelle d’une facture peut se faire avec des outils simples, comme Excel ou Word. L’objectif est de créer un modèle avec les mentions obligatoires et de télécharger le fichier en PDF après avoir rentré le total et le nom de l’entreprise. De nombreux modèles sont disponibles gratuitement en ligne, sinon vous pouvez en créer un sur Excel. L’avantage est que vous pouvez personnaliser à 100 % la facture en fonction de vos besoins. Cependant, cela demande du temps et une certaine rigueur afin de ne pas oublier certains éléments obligatoires.
- Avantages de créer une facture soi-même : flexibilité et gratuité ;
- Inconvénients de créer une facture soi-même : risque d’erreurs, pas de suivi et de vision de votre facturation.
Utilisez un logiciel de facturation en ligne
Les logiciels de facturation en ligne proposent des solutions pratiques et rapides pour éditer vos factures. Zenfirst gesco, par exemple, dispose d’une version gratuite pour vous permettre de créer et éditer vos factures.
Ces outils de facturation présentent de nombreux avantages :
- Modèles de factures préremplis conformes à la réglementation.
- Calcul automatique de la TVA et des totaux.
- Envoi direct au client par e-mail.
- Suivi des paiements et relances automatisées en cas de retard.
- Conformité légale : Zenfirst Gesco est déjà conforme aux exigences de la loi de finances sur la facturation électronique, ce qui vous permet de répondre dès aujourd’hui aux obligations actuelles en toute sérénité.
Zenfirst propose une version gratuite pour créer et éditer vos factures facilement et sans erreur : Gesco Essentiel.
- Avantages de créer une facture avec un logiciel de facturation : gain de temps, facture conforme, vision claire sur le long terme;
- Inconvénients de créer une facture avec un logiciel de facturation : besoin d’une connexion internet, personnalisation parfois limitée en fonction du logiciel.
Que faire en cas de facture impayée ?
Un client refuse de vous payer ? Il arrive que certaines factures restent impayées.
Dans ce cas, voici les étapes à suivre :
- Relancer le client : commencez par un rappel amical, puis envoyez une lettre de relance si le paiement tarde.
- Appliquer des pénalités de retard : celles-ci doivent être prévues dans vos conditions générales de vente (CGV) et mentionnées sur la facture.
- Mettre en demeure : si le retard persiste, adressez une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception.
- Engager une procédure judiciaire : en dernier recours, vous pouvez saisir un tribunal pour obtenir le paiement.
Vous cherchez un logiciel de facturation gratuit et intuitif ?
Zenfirst Gesco est un outil indispensable vous permettant d’éditer vos factures gratuitement. Découvrez sans tarder un logiciel simple à utiliser et efficace.
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